Pourquoi est-il important d'apprendre à mieux gérer son temps ?
…Collecte des données, enseignements, café avec les collègues, …, préparation pour la conférence XY, séance d’équipe, dîner avec les ami-es, …, correction des copies, cours de statistiques, temps avec la famille, …, soumission d’un article, sport, mise en page du poster, courses, lessive, …
La vie d’un-e doctorant-e c’est pas de la tarte !
Le doctorat est un projet sur plusieurs années, en moyenne cinq, dont les résultats sont souvent visibles à long terme. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, une planification efficace de votre projet et une bonne gestion du temps sont très importantes. La planification vous aidera aussi dans vos communications avec votre directeur/trice de thèse. Elle pourrait être un des leviers à utiliser pour expliciter les attentes de toutes les parties impliquées dans ce parcours vis-à-vis des délais, de la productivité ou de la qualité du travail attendu.
Astuces en vrac
Planifier : planifiez les grandes étapes de votre thèse, cela vous permettra de visualiser les échéances les plus importantes (p.ex., dépôt du projet, désignation des membres du jury, etc.), puis vos activités par semestre (p.ex., les enseignements à suivre, les cours à préparer, le délai de l’appel à communication pour cette conférence très importante, etc.) et les moments où vous n’avez pas de disponibilité (p.ex., vacances). Ce sera votre boussole à long terme.
Ensuite vous pouvez vous attaquer à vos activités pour la semaine et la journée. Le planning hebdomadaire doit être réaliste. Il est recommandé d’y inscrire vos besoins fondamentaux (manger, dormir, etc.) puis, les incontournables (les trajets, cours de sport, etc.). Ces activités ont un impact important, souvent sous-estimé, sur le temps dont vous disposez. Sur cette base réaliste, vous pouvez ensuite y inscrire vos obligations professionnelles (heures d’enseignement, temps de recherche, etc.). Le temps restant sera dédié à vos « tâches à réaliser » et il convient d’agender « la bonne tâche au bon moment » : inscrire une tâche complexe et/ou ennuyeuse durant un moment de bonne concentration et une tâche facile durant un moment de concentration plus faible. Vous pouvez construire votre propre planning hebdomadaire, votre propre bullet journal ou utiliser des logiciels ou applications existantes (p.ex., l’application Shovel).
À très court terme, vous pouvez opter pour une « to do list ». Elle contiendra vos tâches et objectifs à réaliser. Pour définir vos objectifs, soyez « SMART » :
- Spécifique : l'objectif est simple et clair - Mesurable : l’objectif peut être mesuré afin de déterminer votre réussite - Atteignable : l’objectif est approprié à vos ressources (ne surestimez pas votre force de travail ou le temps à disposition) - Réaliste : l’objectif est réaliste dans le contexte de votre projet et de ce que vous pouvez faire - Temporel : l'objectif a une « date d’échéance »
Par exemple, l'objectif « avancer dans la revue de la littérature » n’est pas SMART. Une reformulation pourrait être « je lis l’article de XYZ et al. 2021, et je rédige la fiche de synthèse avant mardi ».
Définir des priorités : déterminer le niveau d’urgence des différentes tâches et objectifs que vous avez planifiés. Pour faire cela vous pouvez utiliser des outils comme par exemple la Matrice d’Eisenhower. Utilisez des moyens (symboles, couleurs, etc.) pour mettre en évidence vos tâches les plus urgentes et importantes. Demandez-vous si vous pouvez déléguer certaines tâches ou négocier leur priorité. Révisez votre liste au fur et à mesure que vous complétez les tâches.
S’engager avec quelqu’un : lors d’une thèse, les objectifs imposés par le contexte extérieur sont souvent à long terme (p.ex., un an pour soumettre le projet de thèse, 6 mois pour soumettre une communication, etc.) et il est parfois difficile de rester motivé-e. Vous pouvez créer vos propres objectifs à court et moyen terme. Pour être sûr de tenir ces délais, vous pouvez les communiquer à un-e ami-e, un-e collègue, votre directeur/trice de thèse. Cette démarche vous permettra de créer un peu de « pression » pour vous pousser encore plus à atteindre vos objectifs. Vous pouvez également prévoir des moments de travail de groupe avec d’autres doctorant-es. Par exemple, vous pouvez organiser ou participer à des journées consacrées à l’écriture. Cela vous permettra de vous concentrer sur une tâche spécifique en réduisant les distractions et en vous engageant avec les autres participant-es pour atteindre certains objectifs de rédaction.
Attention à la procrastination! Pour continuer notre réflexion avec le sourire...Êtes-vous un-e Master Procrastinator?
De quoi parlons-nous? Depuis plus de 20 ans, des livres, des articles scientifiques, des billets de blog ont été publiés au sujet de la « procrastination », cependant la définition de ce phénomène n’est pas toujours univoque. Selon une chercheuse (Klingsieck, 2013), les aspects les plus caractéristiques de la procrastination sont : le délai entre l’intention d’effectuer une tâche et son début, le fait que ce délai soit un choix volontaire de la personne même si elle est consciente de possibles conséquences négatives, ce délai est accompagné d’un sentiment de malaise. Cette description vous semble-t-elle familière ? Image tirée de doctormeclever.com Nous savons aussi que le monde académique est un terrain propice à la procrastination : degré d’autonomie élevé, deadlines très éloignées dans le temps, tâches complexes à effectuer… Alors soyez vigilant-es !
La procrastination peut avoir un impact sur la qualité du travail académique et de votre formation mais pas seulement. Selon des études scientifiques (Svartdal et al., 2020), elle est aussi associée au bien-être mental et est en relation avec le niveau de stress. La procrastination est souvent considérée comme un cycle infernal duquel il est difficile de sortir comme le montre l’image suivante :
Afin de justifier la procrastination, nous utilisons un bon nombre de prétextes (les fameuses « fausses bonnes excuses ») : je suis trop fatigué-e pour commencer… j’ai encore beaucoup de temps pour… je ne suis pas sûr-e de comment effectuer cette tâche, je vais y penser demain… je vais m’y mettre après avoir …
Ces prétextes cachent parfois d’autres causes qui nous poussent à remettre nos actions à plus tard. Connaître ces causes pourraient nous aider à trouver des solutions ou adopter des outils pour améliorer notre gestion du temps et ne pas tomber dans le piège de la procrastination. Parmi les causes le plus souvent mentionnées nous retrouvons :
- L’anxiété et la peur de l’échec : la peur de ne pas réussir, la crainte d’un retour négatif (p.ex., sur le poster pour la conférence, sur les résultats d’une analyse statistique, etc.), nous amènent à reporter les tâches à plus tard.
- Le perfectionnisme : le fait d’avoir des standards tellement élevés et irréalistes que l'on se décourage rapidement. Par exemple, vouloir tout lire sur un sujet avant de commencer la rédaction.
- Le manque d’intérêt : quand nous ne sommes pas intéressé-e par une tâche, il est difficile de se motiver.
- Les distractions et les tentations : il y a des nombreuses causes qui dépendent de l’environnement dans lequel nous travaillons et qui pourraient favoriser la procrastination (le canapé et la télévision à la maison, les courriels des étudiant-es qui arrivent en continu dans la messagerie, les notifications de l’application XY, les collègues qui nous invitent pour une autre pause-café, etc.).
Clarifier vos attentes au sujet des objectifs à réaliser, alterner les tâches, réduire les distractions dans votre environnement de travail, chercher l’aide des pairs et vous récompenser pour les objectifs atteints sont des pistes pour être plus efficaces dans la gestion de votre temps. Si vous voulez aller plus loin, ci-après nous vous proposons d’autres outils.
Centre d’aide aux étudiants [CAE]. (1999). Surmonter la procrastination scolaire, Université Laval.
Klingsieck, K. B. (2013). Procrastination: When good things don’t come to those who wait. European Psychologist, 18(1), 24–34.
Svartdal, F., Dahl, T. I., Gamst-Klaussen, T., Koppenborg, M., & Klingsieck, K. B. (2020). How Study Environments Foster Academic Procrastination : Overview and Recommendations. Frontiers in Psychology, 11, 3005. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2020.540910
TED. (2016, April 6). Inside the mind of a master procrastinator | Tim Urban [Video file]. Retrieved from youtube.
Faites le bilan et rédigez un court texte avec les résultats de l'activité précédente. Quels sont les bénéfices que vous avez identifiés ? Quels conseils donneriez-vous à un-e collègue qui souhaite utiliser le même outil ? Publiez votre texte dans la discussion et commentez ceux des autres doctorant-es.
Choisissez parmi les outils proposés celui qui vous semble utile à votre situation et appliquez-le pendant un mois.
Pendant une semaine, notez les activités que vous avez reportées et les prétextes que vous avez utilisés. Allez plus loin et essayez d'identifier les "vraies" causes de ces reports.
